Pendataan Catatan Keuangan Pondok Pesantren

Pendataan catatan keuangan pada institusi seperti pondok pesantren adalah sesuatu yang sangat penting dan sifatnya darurat untuk dijadikan rapi dan teratur. Anda bisa membayangkan jika pada institusi seperti halnya pondok pesantren tidak tahu berapa jumlah santri yang sudah membayar SPP dan berapa yang belum, Berapa besar nominal tunggakan seluruh santri. Bayangkan juga seorang kepala pondok atau mudir harus menunggu beberapa hari untuk mengetahui laporan keuangan karna sedang disiapkan oleh bagian terkait. Adalah sesuatu yang maklum jika pada lembaga Pendidikan seperti pondok pesantren tentu tidak bisa disamakan dengan sekolah umum, di pondok pesantren terkadang kita dapatkan ada santri yang sudah menunggak pembayaran selama beberapa tahun, tapi masih bisa bersekolah seperti biasa.
Dan penetapan kewajiban terkadang juga berbeda-beda setiap santri, jika missal SPP secara umum adalah satu juta per bulan, akan ada santri yang mengajukan keringanan, mungkin karna tidak mampu, anak yatim, atau bahkan anak dari pegawai yang mengabdi di pondok pesantren tersebut.
Tentu hal diatas merupakan sebuah hal yang baik, akan tetapi Kebijakan-kebijakan fleksibel seperti itu, di sisi lain akan menjadikan laporan info keuangan akan lebih sulit karna tidak seragamnya jumlah tagihan. Maka disinilah peran keuangan pondok pesantren, dimana administrasi harus bisa menyesuaikan dengan setiap kebijakan yang diterapkan oleh Lembaga. Merapikan data dan dengan di dukung oleh tools atau aplikasi tambahan merupakan sebuah keharusan. Tidak bisa kita hanya mengandalkan pencatatan manual atau kertas saja dalam mengatur informasi keuangan keuangan pondok pesantren.
Pengelolaan data keuangan pondok pesantren yang dilakukan jika santri di pondok pesantren yang jumlahnya masih dibawah 100 orang mungkin lebih mudah pengaturannya dan bisa dilakukan dengan pencatatan manual menggunakan kertas. Akan tetapi jika jumlah santri sudah mencapai lebih dari 500 orang, tentu Tingkat kesulitan dan kerumitan informasi keuangan akan lebih kompleks lagi. Kita sudah tidak bisa menggunakan pencatatan manual saja, karna jumlah santri yang banyak tentu akan meningkatkan jumlah transaksi.

Penggunaan tools keuangan akan sangat membantu kita dalam kecepatan mencatat data. Pelaporan pun akan terbuat secara otomatis Ketika transaksi masuk, informasi tunggakan dan lainnya akan semakin mudah kita akses tanpa harus menunggu data disiapkan. Dan yang lebih menarik adalah kita bisa melihat secara realtime, bukan informasi hari ini adalah data kemarin.
Pemasukan Rutin Bulanan dan Non Bulanan
Penerimaan rutin adalah pemasukan yang bersifat bulanan, seperti SPP atau uang makan atau bisa juga uang asrama. Sebagian Lembaga menjadikan satu kewajiban rutin, missal penamaan SPP sudah include didalamnya untuk uang Pendidikan, uang makan dan asrama. Sebagian Lembaga memisahkan pungutan tersebut. Semua dengan tujuan dan kebijakan masing-masing yang tidak bisa disama ratakan. Tidak bisa kita katakan Harus dijadikan satu, atau Harus dipisah agar memudahkan, karna setiap Lembaga memiliki keunikannya sendiri-sendiri.
Adapun Pemasukan tidak rutin adalah pemasukan yang tidak bersifat bulanan, seperti uang daftar ulang yang dibayarkan di awal tahun, atau uang pangkal yang dibayarkan hanya di saat awal masuk sekolah saja. Ada juga pungutan yang bersifat insidental, seperti adanya acara rihlah yang tidak masuk di biaya daftar ulang tahunan. Atau biaya ujian nasional dan yang semisalnya.
Dua jenis pemasukan ini merupakan sumber utama pendapatan pondok pesantren dalam menjalankan operasionalnya, apakah untuk pembayaran gaji guru dan pegawai juga untuk operasional lainnya. Jika pemasukan ini mengalami kemacetan atau keterlambatan, bisa dipastikan operasional Lembaga pun akan mengalami gangguan juga.
Pengelolaan data harus dilakukan dengan otomatisasi, bukan hanya dalam hal pencatatan saja, tapi sampai ke laporan tunggakan dan juga cara melakukan penagihan kepada wali santri. Bayangkan jika ada 500 santri, dan kita harus merekap manual data tersebut. Belum lagi harus memisahkan antara yang sudah lunas dan belum. Itu hanya datanya saja, bagaimana lagi kalau kita ingin melakukan penagihan kepada wali santri yang memiliki tunggakan. Umumnya ini dilakukan manual dengan menyiapkan data tagihan, lalu mengirim pesan ke walisantri juga dengan manual satu persatu.
Bisa lebih dari satu hari untuk mempersiapkan data dan mengirim informasi kepada seluruh wali santri. Penggunaan tools aplikasi akan memudahkan kita melewati rutinitas ini. Alangkah enaknya jika Ketika kita mau melakukan penagihan tinggal mengklik satu tombol saja, maka rekap akan terbuat secara otomatis, dan yang masih memiliki tunggakan akan terkirim pesan langsung ke wali santri semisal via WhatsApp atau SMS.
Apa saja yang wajib ada pada tools aplikasi pesantren atau Sistem informasi pondok pesantren
Untuk memudahkan kita mengelola informasi keuangan dibutuhkan tools yang handal dan terpercaya. Yang bisa benar-benar membantu kita menyelesaikan pekerjaan kita. dan diantara beberapa hal yang wajib ada pada aplikasi keuangan kita adalah :
1. Bisa mentransaksi banyak pembayaran dalam satu kali transaksi saja, semisal sekali entry bisa untuk pembayaran SPP, daftar ulang, uangsaku dan infaq tidak wajib.
2. Bisa menyediakan laporan-laporan yang kita butuhkan, seperti laporan transaksi, laporan rekap pemasukan dari semua transaksi, laporan yang bisa di lihat per periode maupun per kategori siswa (marhalah, kelas, dll).
3. Mampu mengirimkan pesan secara otomatis, baik pesan ucapan terimakasih karna telah melakukan pembayaran, mapun pesan yang berisi tagihan untuk melakukan pembayara bagi yang masih memiliki tunggakan.
4. Pengiriman pesan diutamakan mampu mengirim menggunakan aplikasi pesan WhatsApp karna keumuman Masyarakat Indonesia saat ini mayoritas menggunakan WhatsApp ketimbang aplikasi perpesanan yang lainnya.
5. Bisa digunakan secara online dan tidak bergantung Lokasi, sehingga bisa kita pakai Dimana saja. Karna beberapa aplikasi hanya bisa digunakan di lingkungan Lembaga saja dan tidak bisa dipakai diluar lingkungan tersebut.
Informasi mengenai Sistem Informasi Pondok Pesantren atau boarding school bisa anda peroleh dengan meng-klik home atau bisa juga dengan menghubungi kami lewat WhatsApp dengan meng-klik di sini atau telp : 0818-0264 3572